6 tháng 5, 2024
Quy trình quản lý dự án không chỉ đơn thuần là một lộ trình công việc mà đó còn là một cơ chế thúc đẩy hoàn thành các công việc cũng như nhiệm vụ đúng thời hạn. Một quy trình làm việc hiệu quả và tự động hóa (hoặc một tập hợp quy trình làm việc) giúp bạn thực thi kế hoạch dự án, duy trì động lực cho cả đội nhóm và đảm bảo mọi người quản lý công việc một cách dễ dàng.
Khi được lập kế hoạch và triển khai hiệu quả, quy trình quản lý dự án có thể mang lại nhiều lợi ích chính như sau:
Quy trình quản lý dự án làm rõ trách nhiệm cho từng công việc
Cho phép các thành viên trong đội nhóm giao tiếp và chia sẻ tài nguyên hiệu quả
Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các công việc lặp lại không cần thiết
Tạo các báo cáo để phản ánh những thành công cũng như thất bại trong dự án của bạn
Nhiều doanh nghiệp thường sử dụng các danh sách việc cần làm như một dạng quy trình làm việc. Một số khác lại cố gắng áp dụng các công cụ phức tạp để thực thi quy trình làm việc. Tuy nhiên, đối với các dự án lớn và liên quan đến nhiều nhóm hoặc nhiều bộ phận, cách tiếp cận lập kế hoạch quy trình làm việc như vậy (vốn chỉ là để quản lý công việc) thường dẫn đến tắc nghẽn, trễ hạn và thường xuyên có sự hiểu lầm trong giao tiếp.
Xây dựng một quy trình làm việc quản lý dự án là cả một quá trình và phải thực hiện từng bước một. Đầu tiên, cần phải bắt đầu xác định được phạm vi công việc, sản phẩm đầu ra và mục tiêu của công việc bạn cần thực hiện cũng như cần phải đánh giá lại những kinh nghiệm đạt được sau khi dự án đã hoàn thành.
Tất cả các công ty thường sẽ tiếp cận điều này theo 4 bước sau đây:
1. Liệt kê tất cả các công việc con
Hầu hết các nhà quản lý bắt đầu lập kế hoạch cho quy trình làm việc của một dự án mới bằng cách liệt kê các công việc cần làm, đặt chúng vào mốc thời gian dự án và cấu trúc dự án thành các giai đoạn hoặc mốc quan trọng. Họ phân tách các công việc phức tạp thành các công việc phụ nhỏ hơn và xác định các sự phụ thuộc giữa các công việc, nghĩa là các công việc sẽ bị phụ thuộc vào việc phê duyệt công việc trước đó trước khi bắt đầu thực hiện công việc thứ hai. Mặc dù việc bắt đầu liệt kê các nhiệm vụ thiết yếu để tạo nên quy trình làm việc có vẻ khá dễ dàng, nhưng bước nền tảng này có thể nhanh chóng trở nên phức tạp.
Một ví dụ về sự khó khăn trong việc đo lường hoặc lập kế hoạch cho các công việc đầu ra khi mà bạn chưa có ý tưởng rõ ràng về thời hạn của các công việc phụ thuộc trước. Và nếu dự án của bạn liên quan đến các bộ phận khác nhau (ví dụ như khi bạn ở vị trí đào tạo nhân sự mới, bạn cần phải có đầu vào từ bộ phận tuyển dụng cũng như nhân sự) thì lãnh đạo từng bộ phận có thể phải vật vã để xác định công việc các phòng khác cần hoàn thành trước khi bắt đầu một giai đoạn mới của dự án.
2. Tập hợp và lưu trữ các công cụ và tài nguyên của bạn
Đội nhóm của bạn sẽ cần chuẩn bị tất cả các nguồn tài nguyên nội bộ (ví dụ như trang thiết bị, phần mềm, không gian họp, …) cũng như tài nguyên bên ngoài (ví dụ như các thiết bị được thuê, dữ liệu khách hàng và và các đơn vị hợp tác bên ngoài). Những người lập kế hoạch dự án cũng cần phải có một tầm nhìn tổng quan về mỗi nhân sự có khả năng sẵn sàng tham gia tham gia dự án, thường được gọi là “Nguồn nhân lực”. Nếu không có sự hiểu biết chính xác về các nguồn lực bạn đang có và những khoảng trống bạn cần phải lấp đầy thì dự án không thể đi đúng định hướng ban đầu. Sự trì hoãn trong mỗi giai đoạn của dự án - ví dụ, nếu như team Marketing đang chờ nội dung thiết kế từ bộ phận đồ họa - sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giai đoạn khác và phần còn lại của dự án.
3. Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm
Giao phó công việc và đảm bảo mọi người hiểu rõ trách nhiệm của mình cho các phần khác nhau của dự án sẽ làm cho mọi người dễ dàng phối hợp, giao tiếp và đạt được những thành quả công bằng. Để giao phó một cách hiệu quả, người quản lý dự án và người lãnh đạo cần có một tầm nhìn chính xác các kỹ năng và năng lực của nhân sự mình trước khi giao nhiệm vụ và các công việc quan trọng cho nhân viên của mình.
Tuy nhiên, kế hoạch của bạn có thể đạt được hiệu quả cao nhất thì sự thay đổi trong đội nhóm của bạn là điều không thể tránh được trong suốt thời gian dài của dự án. Khi điều này xảy ra, một quy trình làm việc hiệu quả có thể điều chỉnh lại trách nhiệm - ví dụ, chuyển công việc từ chủ sở hữu này sang một cá nhân khác. Cùng với sự tự động thì sự linh hoạt là một phần quan trọng không thể thiếu của một quy trình quản lý hiệu quả.
4. Trực quan hóa quy trình dự án của bạn
Bạn không thể quản lý một dự án hiệu quả mà không có một cái nhìn tổng quát về sự liên kết giữa các công việc, tiến trình mà bạn đang thực hiện và vị trí tổng thể của dự án.
Một số đội nhóm có xu hướng trực quan sơ đồ quy trình của họ bằng biểu đồ thác nước hoặc theo lưu đồ (sơ đồ luồng công việc), những sơ đồ này thể hiện được các công việc đã hoàn thành sẽ kích hoạt các công việc mới. Những đội nhóm khác thì thích sử dụng phương pháp bảng Kanban, nơi mà mỗi công việc được thể hiện bằng một thẻ di chuyển qua quy trình.
Bên cạnh đó cũng không thể thiếu sự phổ biến của sơ đồ Gantt, biểu đồ được ưu thích để theo dõi thời hạn, các công việc phụ thuộc hoặc thực hiện đồng thời.
Dù bạn thích trực quan hóa quy trình làm việc theo cách nào, điều quan trọng là bạn phải có một cách để nắm bắt được tiến độ của từng thành viên trong đội nhóm và tiến độ của cả dự án. Mỗi nhân sự sẽ có cách làm việc khác nhau, vì vậy cần có cách tùy chỉnh để đồng bộ xem dữ liệu dự án sẽ giúp mọi người làm việc hiệu quả nhất.
Nhiều công ty ở các ngành nghề khác nhau thường sử dụng bốn phương pháp này để tạo một kế hoạch tuyệt vời cho quy trình làm việc dự án của họ nhưng lại gặp phải một vài sự cố ngay khi dự án bắt đầu.
Danh sách các việc cần làm có thể hiệu quả cho cá nhân, nhưng không thật sự nhìn thấy được bức tranh toàn cảnh dòng chảy cho từng công việc cũng như các công việc còn lại. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc nhận biết và ứng phó với các vấn đề tìm ẩn.
Một số doanh nghiệp có quy trình làm việc phúc tạp giúp trực quan hóa trình tự động các công việc nhưng đội nhóm của họ lại phải tốn hàng giờ để trao đổi thông tin theo những cách thủ công, gửi tin nhắn cho nhiều người khác nhau và tốn thời gian để chờ phê duyệt khi hoàn thành một công việc.
Thỉnh thoảng, một công ty sẽ có quy trình riêng cho mỗi khía cạnh công việc của họ đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sử dụng đa nền tảng. Ví dụ, phải gửi 1 file qua Google Drive và phải gửi kèm một email để mô tả tài liệu đó.
Cách làm việc này giúp cho dự án được được bao quát nhưng nó không phải là cách hiệu quả nhất cũng như không tối ưu hóa tinh thần đồng đội của cả nhóm. Điều này cũng có thể dễ gây ra sự cố bỏ lỡ thông báo, không giám sát triệt để được nguồn tài nguyên và có thể bỏ quên nhiều thứ.
Nếu bạn thực sự muốn kiểm soát việc quản lý dự án — mỗi phần cũng như toàn bộ dự án — thì nền tảng quản lý dự án tự động, linh hoạt, tất cả trong một là một giải pháp tốt hơn nhiều. Phần mềm Quản lý công việc ID Task thuộc Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace chính là một lựa chọn tối ưu.
ID Task là một module thuộc Hệ sinh thái Quản trị IDSpace - Sản phẩm đạt giải thưởng Sao Khuê 2024 trong lĩnh vực Quản trị doanh nghiệp. Với ID Task, bạn chỉ cần duy nhất một nền tảng để lập kế hoạch, triển khai, đánh giá và cải thiện quy trình làm việc nhóm. Dù bạn đang quản lý một công việc nhỏ hay toàn bộ dự án, ID Task đều có thể giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả. Không những thế, bạn có thể quản lý mọi khía cạnh của dự án, từ khi hình thành những ý tưởng ban đầu đến khi triển khai và có thể tùy chỉnh theo cách thức làm việc trự quan, phù hợp nhất với đội nhóm của bạn.
Khi bạn cần lập một quy trình làm việc mới cho dự án của mình, ID Task giúp bạn dễ dàng liệt kê các công việc, ủy quyền và thu hút các thành viên trong đội nhóm tham gia hoặc lựa chọn công việc theo một quy trình chuẩn mà bạn đã tạo ra trước đó. Trong không gian làm việc linh hoạt của ID Task bạn có thể:
Xây dựng quy trình làm việc được kết nối với nhau phản ánh cách mỗi nhiệm vụ được kết nối với các nhiệm vụ khác, sau đó theo dõi tiến trình của bạn khi trạng thái nhiệm vụ thay đổi.
Loại bỏ các kho chứa thông tin và các phiên bản tệp trùng lặp nhờ các thư mục tài nguyên được chia sẻ trong ID Task.
Đưa dự án của bạn vào hoạt động và duy trì cái nhìn tổng quan, mới mẻ, toàn diện về các bước mà mỗi nhóm đang thực hiện.
Tiết kiệm vô số thời gian cho việc liên hệ, phê duyệt và chia sẻ tệp dữ liệu thông qua tính năng gắn thẻ chéo, dễ dàng tự động hóa quy trình làm việc.
Lập kế hoạch và phân chia chi tiết trong dự án
Người quản lý dự án sẽ hài lòng với cách ID Task đáp ứng nhu cầu của đội/nhóm cũng như những mục tiêu của họ.
Với không gian làm việc ID Task, bạn có thể tạo ra dự án với sự kết nối và mời tất cả người cộng tác vào dự án, thậm chí khi bạn làm việc với nhiều bộ phận khác nhau hoặc làm việc với khách hàng và đối tác ngoài nội bộ doanh nghiệp.
Cùng nhau tìm hiểu một vài chiến lược chia nhỏ dự án bằng không gian làm việc ID Task.
Thử tưởng tượng công ty bạn đang tập trung vào thực hiện Proposal - lập kế hoạch đề xuất cho một khách hàng tiềm năng. Những công việc bạn phải chuẩn bị:
Nghiên cứu nhu cầu của công ty mà bạn đang tiếp cận và làm rõ những gì mà bạn có thể đáp ứng được.
Lập kế hoạch, phác thảo và sắp xếp kế hoạch đề xuất của bạn với ý kiến đóng góp từ những người khác trong công ty của bạn, chẳng hạn như tư vấn từ bộ phận tài chính để đặt ngân sách.
Đề xuất và chỉnh sửa đề xuất cũng như phê duyệt nội bộ
Gửi kế hoạch đề xuất hoặc trực tiếp trình bày với khách hàng.
Tất cả những điều này đều có thể trở thành công việc trong ID Task . Chỉ cần nhấp vào nút “+” ở đầu không gian làm việc, chọn “công việc”, đặt tên và gán vào thư mục, dự án hoặc không gian làm việc. Không dừng lại ở đó, với mỗi công việc bạn có thể gán người thực hiện, người phối hợp, người theo dõi cũng như thời hạn thực hiện và các tài liệu đính kèm phục vụ cho từng công việc.
Tuy nhiên, mỗi công việc có thể kéo dài nhiều giờ và có thể liên quan đến hàng chục người trong công ty bạn. Với ID Task, bạn cũng có thể chuyển đổi các công việc lớn thành các cột mốc để cấu trúc thời gian và chia nhỏ các công việc trong một quy trình làm việc thành các công việc con hoặc chuyển đổi thành danh mục công việc cần thực hiện.
Ngoài các trạng thái công việc cơ bản, bạn có thể sử dụng ID Task để xác định các mục tùy chỉnh phù hợp với quy trình làm việc riêng mà đội nhóm của bạn tuân theo hàng ngày. Bạn có thể kích hoạt quy trình riêng bằng cách thêm mới hoặc tùy chỉnh quy trình theo các trạng thái công việc.
Ví dụ: một công việc liên quan đến Hợp đồng sẽ có một quy trình làm việc từ “Mới” sang “Bản Draft Hợp đồng” đến “Feedback Khách hàng” và cuối cùng là “Ký kết Hợp đồng”. Hoặc bộ phận Marketing có thể thiết lập một quy trình cho mỗi bài viết của họ từ “Outline” sang “Chỉnh sửa”, “Phê duyệt” và cuối cùng là “Post bài”. Bằng cách này, bạn có thể giám sát quá trình làm việc của mình từ đầu theo cách phù hợp với từng đội nhóm để phản ánh tình trạng mỗi công việc chính xác nhất.
Sự khác biệt giữa danh sách các việc cần làm và quy trình làm việc của ID Task là khả năng trực quan hóa cách các công việc này ảnh hưởng lẫn nhau. Khi bạn có danh sách công việc của mình, ID Task giúp bạn dễ dàng xác định các các công việc phụ thuộc, các công việc đồng thời và xây dựng kế hoạch quy trình làm việc đầy đủ cho dự án. Khi ai đó hoàn thành công việc đầu tiên, thay đổi thời hạn hoặc kéo dài thời gian, lịch trình cho các công việc phụ thuộc sẽ dễ dàng được điều chỉnh theo.
Điều này sẽ loại bỏ những công việc thủ công và những lỗi có thể xảy ra. Bên cạnh đó bạn cũng không cần phải gửi email hoặc tin nhắn chat nhờ vào tính năng tự thông báo khi có bất kỳ thay đổi nào trên từng công việc.
Khi bạn đã trực quan hóa dự án của mình, xác định được các công việc có liên quan, trách nhiện của mỗi nhân sự đối với dự án cũng như hiểu được quy trình làm việc của mỗi công việc bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan và thực hiện dự án một cách linh hoạt.
ID Task giúp việc thực hiện quy trình công việc của dự án trở nên dễ dàng, bất kể chúng phức tạp đến mức nào và có bao nhiêu bên liên quan tham gia. Người dùng của chúng tôi đặc biệt yêu thích các tính năng sau:
1. Quy trình làm việc tự động
Tính năng tự động hóa quy trình làm việc của ID Task giúp tiết kiệm thời gian cho những công việc lặp đi lặp lại để đội nhóm của bạn có thể tập trung năng lượng vào nơi cần thiết.
Quy trình làm việc tự động hóa của ID Task dựa trên sự phụ thuộc và cộng tác. Giả sử team của bạn đang thiết kế logo mới cho sản phẩm. Bằng cách áp dụng quy trình làm việc tự động, khi bạn thay đổi trạng thái của công việc thì một cá nhân hoặc toàn bộ nhóm sẽ được thông báo và người chịu trách nhiệm cho giai đoạn tiếp theo sẽ không bị bỏ lỡ công việc. Ví dụ: khi bạn thay đổi trạng thái công việc thành “Góp ý”, ID Task sẽ có thông báo cho người có trách nhiệm nhận xét và góp ý về công việc này.
So với việc viết thủ công từng tin nhắn để yêu cầu cập nhật tiến độ hoặc đổi tên phiên bản mới của tệp, quy trình làm việc tự động sẽ tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và giúp dự án của bạn chạy trơn tru.
2. Gắn thẻ chéo cho nhau
Tính năng gắn thẻ chéo cho nhau là một tính năng then chốt của quy trình làm việc cộng tác. Gắn thẻ chéo cho phép bạn chia sẻ công việc hoặc các mục như tệp đính kèm và báo cáo giữa những thành viên trong dự án và thậm chí chia sẻ với giữa phòng ban khác nhau và các nguồn tài nguyên bên ngoài.
Sau đó, công việc sẽ tồn tại ở nhiều không gian và nhiều trang tổng quan cá nhân nhưng nó không bao giờ bị trùng lặp. Ngoài ra, khi trạng thái của công việc được gắn thẻ chéo thay đổi, các bên liên quan sẽ tự động được thông báo và họ sẽ có quyền truy cập vào bất kỳ tệp mới nào được liên kết với dự án mà không cần phải yêu cầu quyền truy cập hoặc phải tốn thời gian tìm kiếm nội dung mới được cập nhật.
Ví dụ, doanh nghiệp của bạn có một nhóm đa chức năng, nơi tập hợp các phòng ban khác nhau như kinh doanh, marketing. Khi có một sự thay đổi về giá hoặc một cập nhật tính năng mới của sản phẩm, việc gắn thẻ chéo giữa các thành viên có nghĩa là tất cả các thành viên làm việc từ cùng một thông tin cập nhật và đảm bảo khách hàng nhận được cùng một thông tin đồng nhất. Điều này giúp giảm thời gian dành cho các cuộc họp và đảm bảo không ai bỏ lỡ thông tin và đều có thể bắt kịp tiến độ. Sau khi áp dụng ID Task, tiến độ các dự án sẽ được đẩyy nhanh và giảm thời gian cho quá trình trao đổi, phê duyệt.
3. Các biểu mẫu yêu cầu linh hoạt
Các biểu mẫu yêu cầu của ID Task cho phép mọi người nhận thông tin họ cần trong một biểu mẫu. Mọi người sẽ cực kỳ dễ dàng để tạo và hoàn thành một biểu mẫu yêu cầu. Mỗi loại biểu mẫu yêu cầu có thể tự động kích hoạt quy trình làm việc và thậm chí tự động chỉ định chủ sở hữu công việc.
Chỉ cần chọn tạo biểu mẫu yêu cầu, viết mô tả để giúp người dùng hiểu rõ yêu cầu và thông tin bạn cần. Khách hàng của bạn cũng có thể gửi biểu mẫu yêu cầu về sản phẩm dịch vụ mà họ đang cần tư vấn. Tất cả thông tin sẽ được thêm vào thư mục dự án có liên quan sau khi biểu mẫu yêu cầu được gửi. Vì vậy, các thành viên trong nhóm dự án có thể cập nhật thông tin và truy cập vào tài nguyên họ cần dễ dàng. Một biểu mẫu có thể bao gồm:
Trường câu hỏi để trả lời về loại yêu cầu
Danh sách các câu hỏi về vấn đề cần giải quyết
Trình bày chi tiết yêu cầu
Trường đính kèm tệp để bổ sung thêm thông tin
4. Dashboard - Biểu đồ số
Bạn có thể tạo biểu đồ số cho không gian làm việc của mình bao gồm biểu đồ cho cá nhân và biểu đồ cho cả nhóm đảm bảo mọi người đều có thể theo dõi được các trạng thái của dự án.
Biểu đồ số cũng cực kỳ đa dạng. Bạn có thể chọn mẫu tiện ích có sẵn từ hệ thống hoặc tự thiết kế biểu đồ cho riêng cá nhân bằng cách chọn các công việc từ dự án phù hợp với vị trí của bạn.
Các tiện ích tạo thành một biểu đồ số thể hiện thời gian công việc bắt đầu, trạng thái công việc, thời hạn các công việc hoặc các công việc không xác định để giúp người dùng có cái nhìn tổng quát về dự án cũng như có những quyết định phù hợp cho từng giai đoạn.
Các nhân sự cũng cũng yêu thích trang tổng quan riêng tư của họ trên ID Task, nơi họ có thể giám sát các công việc của chính mình từ đó nhân sự có thể xem thông báo và trực quan hóa công việc của mình dưới dạng biểu đồ hoặc sơ đồ quy trình công việc giúp họ sắp xếp công việc trong ngày của mình.
5. Biểu đồ khối lượng công việc
Trong giai đoạn lập kế hoạch và triển khai quy trình làm việc, người quản lý dự án hoặc trưởng nhóm cũng có thể sử dụng biểu đồ khối lượng công việc để có cái nhìn tổng quan về năng lực của nhóm và từng nhân sự, phân công công việc và điều chỉnh kế hoạch dựa trên thông tin thời gian thực.
Biểu đồ khối lượng công việc có thể cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về người dùng hoặc nhóm người dùng cụ thể (chẳng hạn như các thành viên bộ phận thuộc cùng một không gian làm việc hoặc những người được chỉ định cho một dự án cụ thể).
Biểu đồ khối lượng công việc cũng là một tính năng hoàn hảo cho khía cạnh thiết yếu khác của việc quản lý quy trình làm việc của dự án chính là dự đoán giải quyết vấn đề. Khi bạn hiểu được năng lực của nhóm mình, bạn sẽ dễ dàng xác định các điểm nghẽn hoặc sự chậm trễ tiềm ẩn trước khi sự cố có thể xảy ra. Sau đó, có kế hoạch thay đổi để phân công lại hoặc lên lịch lại công việc và tự động thông báo cho người dùng được gắn thẻ.
Với những tính năng cần thiết này, bạn có thể theo dõi quy trình làm việc của mình, điều chỉnh nó khi dự án của bạn tiến triển và bắt đầu thu thập thông tin chi tiết bạn cần để phát triển một quy trình mới.
Các nhà lãnh đạo dự án cần suy nghĩ về cách nhóm của họ đang làm việc để họ có thể ứng phó với các thách thức trước khi làm chệch đường rây dự án và cải thiện quy trình của họ cho lần tiếp theo. Một điểm khác biệt chính giữa ID Task và các nền tảng quản lý tác vụ đơn giản là lượng dữ liệu ID Task thu thập về trạng thái dự án của bạn và cách bạn có thể sử dụng dữ liệu đó để phân tích và tối ưu hóa công việc của mình.
Có hai cách tuyệt vời để đánh giá quy trình làm việc của bạn trong ID Task.
1. Tạo báo cáo tùy chỉnh về trạng thái của dự án
Khi bạn quản lý dự án trong ID Task, bạn có thể tạo báo cáo tùy chỉnh để đánh giá quy trình làm việc của mình. Từ báo cáo thời gian thực hàng ngày, hàng tuần giúp dự án của bạn đi đúng hướng đến các báo cáo đánh giá toàn bộ dự án giúp bạn có cái nhìn toonge quát và dễ dàng tìm ra những điểm đang hoạt động ổn định, thay đổi những điều chưa hiệu quả và giúp đội nhóm bạn tạo ra hiệu quả công việc cao nhất.
Bạn cũng có thể tạo báo cáo trạng thái dự án hàng tuần để bạn có thể dự đoán các điểm nghẽn, tìm các phần của dự án đang bắt đầu gặp khó khăn và xác định các thành viên trong nhóm có quá nhiều khó khăn trên luồng công việc của họ.
2. Kết hợp phản hồi với các biểu mẫu yêu cầu
Phản hồi đa chiều từ những người cộng tác trong một dự án - là những người đặc biệt hiểu rõ về dự án - rất có giá trị để cải thiện quy trình làm việc của bạn.
Khi kết thúc dự án, bạn cũng có thể sử dụng biểu mẫu yêu cầu để thu thập phản hồi từ những người được gắn thẻ trong dự án. Đây là một cách dễ dàng để thu thập thông tin chi tiết có thể giúp bạn mở rộng quy mô và giải quyết các dự án phức tạp hơn trong tương lai.
Khi bạn thêm những yếu tố phản hồi đa chiều này vào quản lý dự án của mình, bạn sẽ kịp thời hỗ trợ đội nhóm của mình và liên tục được cải thiện.
Quy trình làm việc tự động của ID Task hoàn toàn có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể xây dựng quy trình làm việc độc nhất giúp nhóm của bạn hoàn thành nhiệm vụ theo cách họ làm việc cùng nhau hiệu quả nhất. Để thiết lập và tiết kiệm thời gian hơn, hãy sử dụng các mẫu ID Task để khởi động các loại dự án khác nhau.
Các mẫu quy trình công việc được thiết kế đặc biệt để thiết lập không gian làm việc mới một cách nhanh chóng. Tùy thuộc vào trường hợp sử dụng, mỗi mẫu bao gồm các dự án, công việc, bảng thông tin, báo cáo, biểu mẫu yêu cầu dựng sẵn, v.v.
1. Mẫu quy trình lập kế hoạch trong khoảng thời gian chạy nước rút - Sprint
Quản lý dự án cần có trách nhiệm giải quyết tồn đọng trong từng khoảng thời gian, các ưu tiên được xác định rõ ràng và theo dõi thời gian thực hiện dễ dàng. Mẫu quy trình lập kế hoạch trong khoảng thời gian gấp rút tạo bản đồ quy trình công việc để theo dõi tiến trình của bạn và cảnh báo cho các nnhiệm vụ công việc cần tập trung trong một khoảng thời gian.
Quy trình làm việc trong một khoảng thời gian chạy nước rút dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân công nhiệm vụ trong giai đoạn dự án đặc biệt trong giai đoạn tập trung cao độ. Bạn có thể nhanh chóng tạo báo cáo về số lượng người có khối lượng công việc vượt quá khả năng của họ và sử dụng dữ liệu này trong quá trình đánh giá lại để xem xét dự án và tối ưu hóa cách tiếp cận của bạn.
2. Mẫu quy trình làm việc sản xuất sáng tạo
Bộ phận thiết kế có thể thường xuyên xuất hiện tình trạng có yêu cầu với hàng tá nội dung, ở nhiều định dạng, mỗi nội dung có thời hạn và những phản hồi góp ý khác nhau.
Mẫu quy trình công việc sản xuất nội dung sáng tạo của ID Task bao gồm các trạng thái tác vụ được mã hóa màu, đặt trước để phân biệt từng nội dung khi nó chuyển trạng thái công việc. Nó cũng bao gồm một biểu mẫu yêu cầu được thiết kế để làm rõ thông tin yêu cầu xung quanh thiết kế và sản xuất.
Khi bạn sử dụng mẫu này làm cơ sở, bạn có thể:
Tạo các biểu mẫu yêu cầu tự động để đóng vai trò là bản tóm tắt quy trình làm việc cho nhóm của bạn
Trực quan hóa nhiều thời hạn và lịch nội dung trong biểu đồ Gantt
Sắp xếp nội dung và theo dõi các phiên bản trong thư mục
Sử dụng chức năng kiểm chứng và phê duyệt của ID Task để hoàn thiện nội dung bao gồm cả việc chia sẻ và tính năng trò chuyện để dễ dàng liên lạc trao đổi với các bên liên quan bên ngoài.
3. Mẫu quy trình làm việc công việc ra mắt sản phẩm
Việc ra mắt sản phẩm sẽ bao gồm nhiều bộ phận cộng tác phối hợp thực hiện cùng nhau. Mẫu kế hoạch ra mắt của ID Task lý tưởng để chia khoảnh khắc quan trọng này thành các công việc có thể thực hiện được và lập kế hoạch chi tiết công việc cho từng giai đoạn.
Sử dụng ID Task để sắp xếp các nhóm và quản lý toàn bộ quá trình khởi chạy trong một nền tảng chung.
Trước khi triển khai: Chia quá trình triển khai thành các công việc và phân công vai trò công việc cho từng nhóm, hoặc cá nhân để đảm bảo không bỏ sót bước nào.
Khởi động: Kiểm tra trạng thái của từng phần dự án, đảm bảo các công việc được phê duyệt và theo dõi tiến độ tổng thể để đặt ra cũng như đáp ứng thời hạn khởi động.
Sau khi ra mắt: Thu thập phản hồi về sự thành công của lần ra mắt bằng biểu mẫu yêu cầu và tạo mẫu công việc cho sản phẩm mới tiếp theo của bạn.
Trên dây, chúng tôi đã hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng ID Task để tạo, tùy chỉnh, tinh chỉnh và đánh giá quy trình quản lý dự án của bạn. ID Task mang đến cho bạn nhiều hơn một quy trình đơn giản chỉ để liệt kê và phân công nhiệm vụ dự án. Một hệ thống quản lý quy trình làm việc đầy đủ, giúp bạn trực quan hóa các phần chuyển động của từng dự án và quan trọng hơn là thực hiện công việc, phản hồi các thay đổi và loại bỏ các vấn đề làm gián đoạn tiến trình và tạo ra sự chậm trễ.
Bạn sẽ có được một không gian làm việc thực sự, có thể tùy chỉnh, có thể tạo và quản lý các quy trình công việc độc đáo, trực quan với cách hoạt động của nhóm bạn.
Sẵn sàng để xem ID Task có thể mang đến hiệu quả vượt trội như thế nào cho doanh nghiệp của bạn? Liên hệ hotline: 0766 860 068 để đặt bản demo miễn phí cùng với đội ngũ bán hàng của chúng tôi ngay hôm nay.
