20 tháng 3, 2024
Với hiện trạng đang có quá nhiều công việc cần bạn xử lý thì việc xác định bản thân cần tập trung vào điều gì trước và sử dụng quỹ thời gian một cách hợp lý là điều tất yếu để bạn có thể hoàn thành mọi việc.
Một hệ thống quản lý công việc tốt sẽ giúp bạn luôn ngăn nắp và tập trung vào những gì quan trọng nhất, đồng thời những thông báo chứa đựng thông tin cần thiết giúp bạn hoàn thành công việc theo thứ tự ưu tiên của mình.
Quản lý công việc là việc giám sát quá trình lưu thông thông tin và cách thức thực hiện công việc trong một doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm quản lý vận hành doanh nghiệp, giao tiếp với các thành viên trong đội nhóm và khách hàng, kiểm soát quá trình lập kế hoạch dự án, phân bổ và giám sát các nhiệm vụ cụ thể được thực hiện để hoàn thành công việc đúng mục tiêu. Nếu không quản lý công việc, bạn có thể sẽ lãng phí tiền bạc, tăng chi phí nhưng lại giảm hiệu quả công việc.
Khi có một hệ thống Quản lý công việc, bạn sẽ có phương pháp và quy trình đúng đắn để mỗi nhân sự hoàn thành nhiệm vụ theo đúng vai trò của từng người.
Quản lý công việc đề cập đến việc sử dụng các phương pháp quản lý để quản lý nguồn lực, thời gian trong làm việc đội/nhóm. Mục tiêu quản lý công việc nâng cao chất lượng của các quy trình và dự án công việc. Quản lý công việc rất quan trọng để kiểm soát phạm vi dự án nhằm tránh những lo ngại về quản lý tài nguyên và thời gian. Tất cả các phương pháp đều được sử dụng để hợp lý hóa các quy trình này nhằm lập kế hoạch tốt hơn và đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan, kiểm soát nguồn lực và đánh giá hiệu suất làm việc hiệu quả.
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là một hệ sinh thái phần mềm được thiết kế để phục vụ quản lý quy trình, dự án, công việc, thời hạn, nhân lực, khách hàng và nhiều hơn thế nữa. Đây là một công cụ kỹ thuật quản lý của tổ chức giúp quản lý các nhiệm vụ, nguồn lực và thời gian của nhóm. Phần mềm cho phép các cá nhân, bộ phận và các bên liên quan cộng tác và phối hợp trong các dự án để kiểm soát năng suất.
Đây là một công cụ cần thiết để quản lý và vận hành doanh nghiệp. Như thông thường, hệ thống quản lý doanh nghiệp được lập trình như một bộ phận có thể tích hợp các dự án với nhau, bao gồm các chức năng quản lý tài nguyên, làm việc nhóm, quản lý thời gian và công việc, lập ngân sách, báo cáo và tất cả những tính năng mà doanh nghiệp đang cần.
Để sử dụng phần mềm Quản lý doanh nghiệp được hiệu quả, đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn thì bạn cần cân nhắc những yếu tố sau đây.
1. Chọn đúng phần mềm để cải thiện hiệu quả
Mỗi doanh nghiệp đều có nhu cầu công việc khác nhau. Không có một phần mềm nào hoàn hảo để doanh nghiệp của bạn chỉ cần cài đặt và chạy ổn định.
Điều bạn cần làm là tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp mình. Như một phần của quá trình đánh giá, bạn cần xem xét và cân nhắc thời gian, chi phí và công sức mà bạn cần bỏ ra để tùy chỉnh hệ thống phần mềm này.
2. Tích hợp với hệ thống hoặc phần mềm hiện có
Áp dụng một phần mềm mới vào doanh nghiệp là điều không dễ dàng đặc biệt là nếu như phần mềm ấy ảnh hưởng đến sự vận hành và kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu như tích hợp phần mềm với các công cụ đã có thì sự ảnh hưởng sẽ được giảm thiểu đáng kể và điều này cũng ít tốn kém công sức của bạn hơn.
Tích hợp với các ứng dụng đã tồn tại sẽ đơn giản hóa quy trình của bạn hơn, đồng thời cũng cho phép đội nhóm của bạn phối hợp và giao tiếp hiệu quả hơn
3. Xác định, tạo và cải thiện quy trình công việc của bạn
Đánh giá mục đích bạn muốn sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp. Xác định các mục tiêu kinh doanh bạn muốn đạt được thông qua việc sử dụng hệ thống phần mềm này.
Điều này sẽ giúp bạn tùy chỉnh hệ thống của mình để dễ dàng đáp ứng các mục tiêu của bạn.
4. Tự động hóa nhiều nhất có thể
Tất cả các doanh nghiệp đều sẽ có quy trình và công việc lặp đi lặp lại. Với việc lập kế hoạch công việc thông minh hơn, bạn có thể cập nhật quy trình làm việc của mình bằng cách tự động hóa tất cả mọi thứ.
Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm sai sót, đồng nghĩa với việc bạn cũng sẽ giảm lãng phí trong quy trình làm việc của mình.
5. Sử dụng thông tin chi tiết và dữ liệu để tập trung vào cải tiến không ngừng
Để tối ưu hóa hệ thống của bạn và nâng cao hiệu suất làm việc, bạn cần giám sát mọi hoạt động theo các số liệu bạn đã đặt ra.
Ví dụ: bạn có thể theo dõi các số liệu như tỷ lệ hoàn thành dự án, thời gian phản hồi và tỷ lệ tạo khách hàng tiềm năng. Những điều này có thể giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện và cũng loại bỏ các điểm nghẽn trong quy trình của bạn.
Khi chọn một công cụ quản lý công việc, nó phải bao gồm những lưu ý sau:
Dễ sử dụng: Các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng của bạn sẽ có thể truy cập hệ thống một cách dễ dàng, tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm và làm những gì họ cần.
Khả năng tùy chỉnh cao: phần mềm phải được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Có thể mở rộng: Khi bạn áp dụng nhiều quy trình hơn vào doanh nghiệp hoặc khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nó sẽ có thể đáp ứng các thay đổi một cách dễ dàng và nhanh chóng.
An toàn cao: Bảo vệ quyền riêng tư và độ nhạy cảm của dữ liệu là điều quan trọng nhất. Phần mềm quản lý công việc của bạn phải bảo vệ dữ liệu của bạn, có các tùy chọn sao lưu và đảm bảo tất cả người dùng tuân thủ các chính sách bảo mật.
Ứng dụng di động: Bạn cần có giải pháp di động vì công việc không chỉ được thực hiện trên máy tính. Hệ thống quản lý công việc thân thiện với thiết bị di động sẽ giúp người dùng dễ dàng truy cập những gì họ cần từ mọi nơi, mọi lúc.
Cung cấp phân tích: Với phân tích dữ liệu, bạn sẽ biết mọi thứ đang hoạt động như thế nào và điều gì có thể được cải thiện. Việc có trang tổng quan và báo cáo có thể tùy chỉnh hiển thị xu hướng và mẫu sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.
Tối ưu: Hệ thống bạn chọn phải phù hợp với ngân sách của bạn để bạn có thể đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của mình.
Theo dõi tiến độ dự án.
Phân công công việc.
Thiết lập thời gian.
Theo dõi nguồn tài nguyên đã sử dụng và có sự chuẩn bị cho những điều cần thiết.
Tạo và theo dõi các mốc quan trọng trong dự án.
Theo dõi ngân sách.
Sắp xếp các tập tin trong công việc và dự án.
Chia sẻ tập tin hoặc tài liệu công việc với các thành viên trong đội/nhóm.
Trao đổi, phản hồi trực tiếp trên các tài liệu.
Quản lý thông tin liên lạc giữa các thành viên trong nhóm.
Giao tiếp với khách hàng và nhà cung cấp.
Sử dụng báo cáo để phân tích dữ liệu và đồng nhất các công việc.
Lập kế hoạch cho các sự kiện công việc nội bộ và bên ngoài.
Lên lịch các cuộc họp công việc.
Luôn có tổ chức và năng suất cao để hoàn thành công việc tốt nhất.
Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace giúp bạn tổ chức và thực hiện các hoạt động trong một ngày hợp lý và hiệu quả hơn. Từ đó, thay vì dành quá nhiều thời gian cho các lịch trình công việc thì bạn sẽ có nhiều không gian để tập trung vào những vấn đề tổng quát, toàn cảnh hơn. IDSpace giúp cuộc sống và công việc điều hành quản lý của bạn đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ.
Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp là chìa khóa để nâng tầm hiệu quả cho doanh nghiệp.
Các tính năng chủ chốt của hệ Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace:
Quản lý dự án dù là dù án độc lập hay là các dự án tích hợp
Quản lý công việc bao gồm các công việc định kỳ, công việc thường vụ, các công việc dài hạn
Quản lý khách hàng tiềm năng bằng tính năng quản lý liên hệ
Phân công công việc cho các thành viên trong đội nhóm bằng công cụ quản lý công việc
Quản lý thời gian tốt hơn
Quản lý quy trình làm việc
Quản lý quá trình và thời gian thực hiện công việc
Tạo các lịch trình công việc một cách tự động
Cung cấp các phân tích số liệu phục vụ cho công việc báo cáo
Gửi nhắc nhở thời gian và thời hạn công việc cũng như các sự kiện quan trọng
Giám sát hiệu quả và khối lượng công việc của nhóm bằng công cụ quản lý công việc
Tối ưu hóa quy trình kinh doanh
Dễ dàng nhận thấy rằng một hệ thống phần mềm phù hợp đóng vai trò thiết yếu cho các quy trình kinh doanh của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm cách cải thiện quy trình làm việc của mình thì Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace chính là giải pháp tối ưu.
Cho dù bạn mới bắt đầu khởi nghiệp hay đã có một doanh nghiệp đã đang hoạt động, việc sử dụng các công cụ quản lý công việc hoặc ứng dụng kinh doanh tốt nhất sẽ giúp cải thiện khả năng cộng tác của nhóm và phát triển đội nhóm năng động hơn trong doanh nghiệp của bạn. Mặc dù việc lựa chọn hệ thống quản lý công việc phù hợp có thể khiến bạn choáng ngợp và cần nhiều sự cân nhắc lúc đầu, nhưng lợi ích lâu dài mà nó mang lại là không thể phủ nhận.
Do đó, Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace giúp các công ty tạo ra cấu trúc quy trình công việc hiệu quả có thể áp dụng cho mọi cấp độ. Phần mềm này nhằm mục đích đơn giản hóa quy trình làm việc cho nhân viên nội bộ và tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Tiết kiệm thời gian
Đưa ra quyết định tốt hơn
Nâng cao hiệu quả công việc
Hạn chế rủi ro trong quá trình làm viêc
Nâng cao hiệu quả dịch vụ chăm sóc khách hàng
Thực hiện báo cáo chính xác
Giảm chi phí doanh nghiệp
Quản lý tài nghuyên thông minh hơn
Nâng cao sự phối hợp trong công việc
Nâng cao khả năng hiển thị và có tầm nhìn tổng quan hơn trong công việc
Nâng cao trách nhiệm của từng nhân sự
Dễ dàng truy cập, theo dõi và quản lý thông tin
1. Nâng cao năng suất
Với hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace, từng thành viên trong đội/nhóm có thể phối hợp, chia sẽ ý kiến và giao tiếp trực tiếp trên từng dự án. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian, giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng hơn khi phải trao đổi qua các kênh giao tiếp truyền thống.
IDSpace cũng cho phép người quản lý có cái nhìn tổng quan về công việc và nhân sự của mình, giúp họ dễ dàng giám sát và đo lường được năng lực và hiệu quả công việc của mỗi cá nhân. Điều này giúp người lãnh đạo dễ dàng xác định được ai đang đạt được mục tiêu và cần thay đổi gì trong quy trình và nhân sự thực hiện công việc hiện tại.
2. Giảm chi phí vận hành và tiết kiệm ngân sách
Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace hỗ trợ quản lý tài nguyên hiệu quả hơn. IDSpace lập kế hoạch chi tiết cho dự án, từ đó bạn có thể ước lượng được sự lãng phí trong quy trình làm việc của mình. Giảm thiểu sự lãng phí trong quản lý công việc và loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị cho sản phẩm hoặc dịch vụ điển hình như: nhiều người cùng lặp lại một công việc, ước tính thời gian không chính xác, công việc thủ công lặp đi lặp lại,…
Giảm lãng phí và tăng hiệu quả là hai mặt của cùng một đồng xu trong quản lý doanh nghiệp. Cả hai đóng vai trò quan trọng thiết yếu trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh.
3. Nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng
Khi bạn sử dụng Phần mềm Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp, bạn không cần phải phụ thuộc vào việc mọi người phải nhớ những gì họ cần làm. Lý do là vì tất cả các hoạt động quản lý dự án, thông tin khách hàng và nhiệm vụ của từng nhân sự đều được ghi chép và hiển thị để mọi người có thể thực hiện theo đó. Từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng thông qua giao tiếp và hợp tác hiệu quả.
Giao tiếp và hợp tác hiệu quả với khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ hợp tác bền chặt và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
4. Nâng cao kỹ năng làm việc nhóm
Hệ thống Quản trị doanh nghiệp IDSpace không chỉ đơn giản là tạo danh sách việc cần làm, mà nó còn thực sự hữu ích khi tạo cho các thành viên trong đội nhóm có mục tiêu chung rõ ràng và biết cách quản lý thời gian để đạt được mục tiêu đó.
Bằng cách tập trung cải thiện quy trình làm việc đồng nhất, các thành viên nhóm hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, từ đó có nhiều khả năng cộng tác và phối hợp tốt hơn để đạt được mục tiêu công việc.
5. Cải thiện tinh thần của nhân viên
Khi các thành viên nhóm tuân theo quy trình quản lý công việc và làm việc tốt cùng nhau, họ sẽ cảm thấy hài lòng với công việc hơn và có động lực hơn. Khi nhân viên cảm thấy được trân trọng và ghi nhận, họ sẽ làm việc hiệu quả và tạo ra kết quả phi thường.
Một lợi ích khác cho nhân viên khi sử dụng Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace là cho phép nhân sự tự thiết lập cấu trúc làm việc, theo dõi tiến độ, trao đổi và phản hồi thường xuyên cùng trưởng nhóm hoặc lãnh đạo về chất lượng công việc của họ.
Những phản hồi này đảm bảo rằng họ nhận được những hướng dẫn và khóa đào tạo thích hợp để phát triển nội lực của mỗi người một cách tốt nhất.
IDSpace hỗ trợ quản lý công việc của bạn bằng những cách sau đây:
Theo dõi và quản lý thời hạn của công việc
Phối hợp và cộng tác với các thành viên trong đội nhóm
Giao tiếp hiệu quả với khách hàng
Theo dõi quá trình làm việc và thời gian công việc
Thực hiện các báo cáo và phân tích dữ liệu
Đơn giản hóa Quy trình làm việc
Nâng cao hiệu suất công việc nhờ các công cụ quản lý
Tối ưu hóa tài nguyên
Tiết kiệm chi phí và tối đa lợi nhuận
Tăng trưởng doanh nghiệp của bạn
Hiện tại có rất nhiều công cụ và phần mềm quản trị doanh nghiệp phổ biến trên thị trường, do đó quan trọng là bạn phải lựa chọn đúng sản phẩm phù hợp với doanh nghiệp mình. Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace là một sự lựa chọn hàng đầu được các nhà lãnh đạo tin tưởng để “chọn mặt gửi vàng”. Bằng hệ sinh thái phần mềm này bạn có thể tạo và duy trì biểu đồ bảng điều khiển và các công cụ quản lý dự án. Mọi người đều có vai trò nhiệm vụ trong việc quản lý dự án. Kiểm soát quy trình làm việc bằng cách chia nhỏ các dự án lớn thành các giai đoạn nhỏ hơn.
Phần mềm quản lý công việc tích hợp thường bao gồm nhiều công cụ khác nhau, bao gồm quản lý nhiệm vụ, chức năng quản lý dự án. Việc sử dụng một phần mềm duy nhất mang lại lợi ích rõ ràng là bạn không cần phải trả tiền cho nhiều nền tảng khác nhau. Bạn cũng không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau mỗi khi thực hiện một công việc. Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp sẽ giúp bạn giải quyết hết tất cả những điều phải cân nhắc trên.
22 tháng 3, 2024
