LÀM THẾ NÀO ĐỂ CẢI TIẾN MỘT QUY TRÌNH LÀM VIỆC: 7 BƯỚC "KIM CHỈ NAM"

"Một quy trình làm việc không hiệu quả sẽ hạn chế sự phát triển của doanh nghiệp"

Với vai trò là một công ty phát triển sản phẩm phần mềm Quản trị doanh nghiệp, IDTEK đã liên tục kết nối, tương tác với các doanh nghiệp, các tổ chức mong muốn cải thiện không chỉ từ quan điểm chiến lược mà còn ở cách thức làm việc của họ. Từ đó chúng tôi nhận thấy rằng, chiến lược vận hành và quy trình làm việc của một doanh nghiệp là hai khía cạnh liên quan chặt chẽ luôn song hành với nhau. Đồng thời, quy trình lỗi thời không hiệu quả, không rõ ràng là trở ngại lớn nhất cho sự phát triển của tổ chức.

Các doanh nghiệp nhận thấy được vấn đề này sớm cũng đã đạt những thành tựu lớn. Sự nỗ lực cải thiện quy trình làm việc và vận hành sẽ mang lại cho doanh nghiệp những kết quả đáng kể như:

• Nhân viên làm việc hiệu quả hơn: Thay vì dành thời gian cho những công việc hành chính không cần thiết hoặc có những cuộc trò chuyện không hiệu quả thì nhân sự sẽ tập trung hơn vào các công việc có giá trị cao thực sự thúc đẩy tăng trưởng.

• Tiết kiệm tài chính: Sẽ không còn phải lãng phí nguồn tài nguyên vào các công việc không cần thiết, doanh nghiệp tập trung chuyển hướng tài chính vào các cơ hội tiềm năng để phát triển.

• Dịch vụ và sản phẩm đạt chất lượng hơn: Không cần phải tốn thời gian và công sức để giải quyết các quy trình hoạt động tạm thời, doanh nghiệp tập trung thực hiện đầu ra chất lượng cao, nhất quán hơn với các quy trình tốt hơn.

Tất cả những điều trên đã thúc đẩy đội ngũ nhân sự phát triển sản phẩm IDSpace luôn đặc biệt dành tâm huyết vào yếu tố cải tiến quy trình nội bộ. Việc tối ưu cách tổ chức doanh nghiệp vận hành cũng như tự động hóa các quy trình làm việc là mục tiêu hàng đầu mà Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace hướng tới. IDSpace cũng hỗ trợ hiệu quả trong quá trình xác định và thực hiện các thay đổi quy trình làm việc ở chi tiết từng bước thực hiện.

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn và có cái nhìn tổng quan về xây dựng, cải thiện Quy trình làm việc hiệu quả, sau đây chúng ta cùng nhau tìm hiểu chi tiết các bước định hướng thực hiện cải tiến một quy trình doanh nghiệp.

Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công việc của bạn: 7 bước để cải thiện quy trình

1. Lựa chọn quy trình để cải thiện

Một doanh nghiệp sẽ có nhiều quy trình làm việc khác nhau, có các quy trình liên kết tất cả mọi công việc trong tổ chức của bạn, cả bên trong lẫn bên ngoài. Vậy nên bắt đầu với quy trình nào trước? Hãy giải đáp các vấn đề sau đây để xem xét các quy trình của mình và cân nhắc đánh giá nhu cầu cải tiến của từng quy trình:

• Quy trình làm việc nào là thiết yếu nhất với doanh nghiệp của bạn?

• Quy trình nào làm tốn thời gian một cách bất thường nhất?

• Quy trình nào được sử dụng thường xuyên nhất?

• Cái nào đã có vẻ lỗi thời nhất?

• Cái nào có thể dễ dàng trở nên tiêu biểu sau khi được cải thiện?

Hãy tìm cách ưu tiên cho các quy trình mà bạn đã xác định. Ví dụ, Cải tiến một quy trình làm việc cụ thể có thể giúp doanh nghiệp bạn đạt được mục tiêu hiện tại hay không? Hoặc có lẽ việc cải thiện một quy trình được sử dụng hàng ngày sẽ có tác động lớn hơn quy trình ít được sử dụng thường xuyên. Những phân tích và cân nhắc kỹ lưỡng sẽ giúp xác định được quy trình nào là chín muồi cần được cải thiện cũng như giúp bạn xác định được mức độ ưu tiên của mình.

2. Phân công trách nhiệm cho công việc cải tiến

Nêu tên một cá nhân (hoặc nhiều cá nhân) cụ thể để chịu trách nhiệm cho việc thúc đẩy thay đổi. Những người tham gia vào quy trình ngay từ đầu sẽ là một ứng viên sáng giá cho công việc này vì họ sẽ là người có khả năng nắm được tổng thể và hiểu rõ quy trình sâu sắc nhất. Nhiều người tham gia thực hiện công việc có thể cùng nhau phân tích quy trình, tuy nhiên giao cho một người quản lý sẽ có trách nhiệm giám sát và đảm bảo công việc được thực hiện liên tục, đúng tiến độ. Đây cũng là người chịu trách nhiệm điều hành thực hiện công việc và giải đáp các thắc mắc của nhân sự khi vấn đề về quy trình cần thay đổi.

Trong phần mềm Hệ sinh thái Quản trị Doanh nghiệp, chúng tôi quy định “chủ sở hữu” cũng như người theo dõi và phối hợp cho từng công việc để đảm bảo mọi người cộng tác với nhau hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

3. Viết ra từng bước trong quy trình

Để đảm bảo quy trình được hiểu rõ nhất và hoàn thiện nhất, hãy viết tài liệu cho cách thức hoạt động của quy trình. Đảm bảo bao gồm những điều sau đây:

• Thời điểm bắt đầu và kết thúc quy trình (Bắt đầu như thế nào và dấu hiệu nhận biết khi hoàn thành một quy trình)

• Tất cả các bước thực hiện từ dầu đến cuối quy trình

• Vai trò của những người tham gia thực hiện công việc và ai là người chịu trách nhiệm cho từng bước của quy trình?

• Những nguồn lực và thông tin cần thiết để đảm bảo hoàn thành quy trình?

• Quy trình làm việc này sẽ tạo ra những sản phẩm gì?

Sau khi hoàn tất cải thiện quy trình, hãy kiểm tra tài liệu mô tả của bạn để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót điều gì. IDSpace sẽ hỗ trợ đính kèm và lưu trữ các trường thông tin và tệp tài liệu nêu rõ từng bước của quy trình sẽ hỗ trợ cả đội nhóm dễ dàng tìm thấy mọi thông tin họ cần.

Các tài liệu quy trình không chỉ hữu ích cho việc cải tiến quy trình làm việc nội bộ mà nó còn là tài liệu chia sẻ kiến thức cho toàn doanh nghiệp và đảm bảo phục vụ cho việc đào tạo quy trình cho nhân sự mới.

4. Xác định sự tắc nghẽn, rào cản và những sự cố

Thực hiện các bước phía trên chỉ cải thiện được khả năng kiểm soát chất lượng trong tổ chức của bạn. Để tạo ra kết quả có ý nghĩa hơn, bạn cần xác định được vấn đề đang cản trở quy trình làm việc của bạn là gì. Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá AAR (After Action Review - tổng kết và đánh giá các hoạt động diễn ra trong khi áp dụng quy trình làm việc) để đánh giá được tổng quan cũng như chi tiết về quá trình làm việc. Quy trình này đã diễn ra như thế nào? Nó có đang hoạt động ổn định và hiệu quả? Có bước nào trong quy trình không được rõ ràng hoặc có nhiệm vụ của nhân sự nào đó có đang tốn quá nhiều thời gian? Quy trình này có quá bị phụ thuộc vào những quy trình khác hoặc những nhân sự khác hay không?

Khi xác định được những rào cản này, cùng với những dữ liệu liên quan đến quy trình sẽ giúp ích rất nhiều cho việc phân tích. Sau những phân tích đánh giá, bạn có thể dễ dàng nhận biết được những cải tiến của bạn có thực sự hiệu quả. Phần mềm IDSpace sẽ là một công cụ tuyệt vời để cải thiện quy trình làm việc. Phần mềm sẽ giúp bạn thu thập và lưu trữ dữ liệu trước, trong và sau khi thực hiện công việc có thể truy cập dễ dàng ở tất cả mọi nơi và bất cứ lúc nào bạn cần.

5. Tìm cách giải quyết những vấn đề khó khăn

Khi bạn đã xác định được vấn đề đang gặp phải, hãy tìm cách loại bỏ những rắc rối đó. Giải pháp tốt nhất là đội nhóm của bạn nên tập trung lại để lập kế hoạch tiếp cận và giải quyết những khó khăn. Có thể có một số điều bạn không thể thay đổi được, nhưng hãy cố gắng loại bỏ càng nhiều điểm cản trở quá trình làm việc càng tốt.

Hiện nay công nghệ - đặc biệt là công nghệ tự động hóa có thể giúp giải quyết nhiều vấn đề hiệu quả. Tự động hóa có thể đã được nhúng vào các công cụ hỗ trợ nhưng có thể bạn chưa nhận thấy điều đó, hãy cố gắng tận dụng được nó một cách triệt để nhất có thể. Hoặc, doanh nghiệp có thể cân nhắc đầu tư vào các công cụ phần mềm và thiết bị tự động hóa để loại bỏ những công việc thủ công không cần thiết cho đội nhóm của bạn.

6. Thử nghiệm Quy trình mới

Hãy viết tài liệu và thử nghiệm quy trình mới để xem xét hiện tại quy trình họat động như thế nào? Có phần nào chưa rõ ràng? Ngoài việc tự mình kiểm tra nó, hãy nhờ một người không quen với quy trình trải nghiệm nó. Bởi vì sự quen thuộc đối với quy trình của bạn có thể che mờ khả năng xem xét và phán đoán. Hãy dành thời gian cho giai đoạn thử nghiệm để đảm bảo quy trình làm việc loại trừ được các trường hợp ngoại lệ và tạo ra kết quả nhất quán.

Thu thập và phân tích những dữ liệu liên quan đến quy trình mới để xem liệu nó có mang lại sự cải thiện hay không. Rất hiếm khi có thể cải tiến được quy trình ngay lần đầu tiên thay đổi, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng thực hiện thêm một số điều chỉnh. So sánh hiệu suất của quy trình mới với mục tiêu ban đầu để nhận biết quy trình của bạn đã được cải tiến hoàn toàn.

7. Chia sẻ và tiếp tục tinh chỉnh quy trình của bạn

Khi quy trình của bạn đã được chính thức hóa, hãy lưu lại tài liệu và chia sẻ nó với đội nhóm của bạn. Tuy nhiên, đừng vì bạn đã hoàn thành tất cả các bước để cải thiện quy trình mà ngừng tìm cách cải thiện hơn nữa. Theo dõi hiệu suất của quy trình liên lục, lắng nghe những ý kiến phản hồi từ các thành viên trong đội nhóm để không ngừng tinh chỉnh và phát triển quy trình mới. Theo thời gian, những thay đổi từ bên ngoài cũng có thể ảnh hưởng đến tổng thể quy trình làm việc và đòi hỏi phải tinh chỉnh cũng như bổ sung cho phù hợp. Với phần mềm Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace, bạn có thể lưu trữ thông tin dữ liệu và cập nhật liên tục, có thể dễ dàng truy cập bất cứ lúc nào để có thể phân tích và phục vụ trong tương lai.

Đưa việc cải tiến Quy trình làm việc vào văn hóa doanh nghiệp
Tất cả những lợi ích mà chúng tôi đã đề cập ở đầu bài viết không tự động xuất phát từ nổ lực thay đổi một quy trình mà chúng xảy ra khi các tổ chức coi việc cải tiến quy trình làm việc là một phần quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp.

Các nhà lãnh đạo nên khuyến khích nhân viên suy nghĩ và đề xuất cải tiến quy trình làm việc thường xuyên, cũng như giữa các phòng ban cần có sự phối hợp để dễ dàng trao đổi thảo luận và tối ưu quy trình làm việc hơn. Khi sự cải tiến trở thành một tư duy thay vì chỉ là một công việc đơn lẻ, doanh nghiệp của bạn sẽ sẵn sàng cho sự phát triển bền vững hơn trong tương lai.

Chúng tôi không ngừng ghi nhận ý kiến, tiếp thu kiến thức cũng như kinh nghiệm từ định hướng chiến lược đến quy trình vận hành của các doanh nghiệp để tạo nên một sản phẩm hiệu quả và tối ưu nhất.

Hệ sinh thái Quản trị doanh nghiệp IDSpace là một giải pháp hiệu quả để tối ưu quy trình làm việc của doanh nghiệp. Phần mềm hỗ trợ vận hành và quản lý đa dạng nhiều mô hình doanh nghiệp khác nhau. Nhanh tay liên hệ ngay hotline: 0766 860 068 để được tư vấn, trải nghiệm cũng như triển khai ngay IDSpace tại doanh nghiệp của bạn.